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对于收集箱中所收集到的每一件事务、每一条备忘录或者每一个自然萌生的念头,在未加工处理之前,统称为事务(加工处理后变成可以执行的行动)。我们该如何处理它们呢?

这是一件什么事务

首先我们需要搞清楚这些东西是什么,需要做些什么。

比如,我们从上级主管接收到了大量烦琐的信息和任务,而这些内容往往容易从我们的个人管理体系中溜掉,是不是应该想想办法、加以解决呢?当我们收到人力资源部门转发的电子邮件,通知我们某某政策的某某情况时,我们又应该怎么处理呢?搞清楚这些,然后才能进行下一步行动。

处理方式

是否采取行动?
  • 不需要采取行动
  • 1、无用的垃圾,没有必要保留,直接删除,那么在收集箱里点击页面右上角“删除”按钮;

    2、目前没有采取行动的必要,但是日后可能需要处理,在收集箱里面把事务放入将来某天,点击页面右上角三个点按钮,在弹出菜单里点击“放入将来某天”;

  • 需要采取行动
  • 如果答案是”是“,也就是需要采取行动,面对这类事务,你必须回答一个问题,这件事具体的下一步行动是什么?

    1、这个事务如果需要一系列多步骤的行动才能实现它的目标或结果,那么为之创建每一步可执行步骤的下一步行动,操作方式是点击页面上方子行动图标进行创建。(或将其创建为一个分组或项目)

    2、这是一个下一步行动。“下一步行动”是指那些可执行、可操作的具体行动,并且只有将其完成之后才能推动整个事情向着既定的目标发展。下一步行动的几个例子:

    - 给某某某打个电话,让他提供他所推荐的那家修理厂的电话号码

    - 起草有关预算会议议程的想法

    - 下班后去买一双跑步鞋(对比:我要跑步并不是一个下一步行动,怎么跑,有没有准备,每天跑多少都不明确)

    以上都是我们可以实施的、真实而具体的行动,一眼看到就可以马上执行起来。

    确定了下一步行动后的处理

    一旦你决定了下一步行动,也就是那些可执行、可操作的具体行动,并且只有将其完成之后才能推动整个事情向着既定目标发展的行动。你就会面临以下三种选择:

    1、立即执行。如果这个行动能在两分钟内完成,那么你就应该立即执行,点击收集箱上方最右侧三个点按钮,在弹出菜单中点击"完成"按钮;

    2、委托(邀请)给他人。你需要问自己是否是解决这个问题的最佳人选。如果回答是否定的,那就委托一个合适的人员去办理,点击收集箱上方最右侧三个点按钮,在弹出菜单中,点击"委托"按钮,在弹出页面选择相应的联系人;

    3、如果预计花费的时间超过两分钟,而你又是最佳人选,那么点击编辑按钮,设定好执行的开始、截止时间进入日程表(注1),或设置标签、所属分组等记录在“下一步行动”透视(或分组)中,以便恰当的时间去处理。编辑完成后点击收集箱最上方的"处理"按钮完成处理本条事务。

    注1:编辑行动进入日程上的三种情况:

            a、确定日期和时间的行动,编辑行动的开始截止时间;

            b、确定日期但没确定时间的行动,编辑行动时间设为全天行动;

            c、确定日期和时间获得的提醒,点击设为提醒。

    日程的帮助说明点击这里